Politique de confidentialité

1. Qui est responsable

Le responsable du traitement est la société éditrice du service, dont l'identité, l'adresse et les coordonnées figurent aux mentions légales.

Pour toute question relative à vos données, écrivez-nous par le formulaire de contact ou à l'adresse e-mail indiquée aux mentions légales.

2. Pourquoi nous traitons vos données

Chaque traitement répond à une finalité déterminée et repose sur une base légale :

• Créer et gérer votre compte, vous authentifier, sécuriser l'accès — exécution du contrat.
• Organiser les appels d'offres, recueillir les devis et les révéler à la clôture — exécution du contrat.
• Vous adresser les notifications liées à vos consultations — exécution du contrat, avec un réglage par famille de notification dans vos paramètres.
• Vérifier l'identité d'un cabinet ou d'une entreprise auprès des registres publics — intérêt légitime à n'admettre que des structures réelles.
• Publier la fiche d'un cabinet de syndic dans notre annuaire public — intérêt légitime à faire connaître les cabinets qui utilisent la plateforme, chaque cabinet pouvant s'en retirer depuis son espace.
• Gérer l'abonnement, le prélèvement, la facturation et les relances — exécution du contrat et obligations comptables.
• Conserver la trace des actions sensibles — intérêt légitime à pouvoir prouver ce qui s'est passé, en particulier qu'aucun devis n'a été ouvert avant l'heure.
• Assurer la sécurité du service et prévenir les abus — intérêt légitime.
• Répondre aux messages envoyés par le formulaire de contact, qui arrivent dans notre messagerie sans être enregistrés par la plateforme — intérêt légitime à répondre à qui nous écrit.

Nous n'utilisons vos données ni à des fins publicitaires, ni pour du profilage commercial. Nous ne les vendons pas et ne les louons pas.

3. Quelles données nous traitons

Pour toute personne disposant d'un compte : nom, prénom, adresse e-mail, mot de passe sous forme chiffrée, type de compte, rattachement à un cabinet, une entreprise ou une copropriété, date de dernière connexion, préférences de notification, date d'acceptation des conditions générales et version acceptée, et le cas échéant les éléments de double authentification et les clés d'accès enregistrées.

Pour un cabinet de syndic : raison sociale, numéro SIREN, adresse, e-mail et téléphone de contact, ainsi que le numéro et la date de validité de la carte professionnelle lorsque la vérification a abouti.

Pour une entreprise : raison sociale, nom commercial, numéro SIREN, adresse, coordonnées, site internet, description, corps de métier, zone d'intervention, année de création et tranche d'effectif issues du registre.

Pour un membre de conseil syndical : les données de compte, et la liste des copropriétés auxquelles il est rattaché.

Pour une consultation : la description des travaux, les documents joints, les invitations envoyées, les questions et réponses, et les devis déposés — montants, commentaires et fichiers.

Pour la facturation : l'adresse et l'e-mail de facturation de la copropriété, le type de compte bancaire et les quatre derniers chiffres. Les coordonnées bancaires complètes ne sont ni saisies ni conservées par ClariCopro.

Pour la traçabilité : la nature de l'action, son horodatage, son auteur, l'objet concerné et l'adresse IP.

Les montants et les commentaires des devis sont chiffrés en base de données.

Les champs signalés comme obligatoires dans les formulaires sont nécessaires à la création du compte, à la souscription de l'abonnement ou à l'utilisation de la fonctionnalité concernée : sans eux, l'action demandée ne peut pas être réalisée. Les autres sont facultatifs, et leur absence n'empêche rien.

4. D'où viennent les données que nous n'avons pas saisies

Certaines données proviennent de sources publiques plutôt que de vous :

• Le répertoire des entreprises tenu par l'INSEE, interrogé par numéro SIREN, pour la raison sociale, l'adresse du siège, l'année de création et la tranche d'effectif.
• Le fichier des cartes professionnelles de l'immobilier publié par CCI France, pour vérifier l'habilitation d'un syndic professionnel.
• Le registre national d'immatriculation des copropriétés, pour l'identité d'une copropriété, son adresse, son nombre de lots et son représentant légal.
• Le service de géocodage de l'Institut national de l'information géographique et forestière, pour situer une adresse et déterminer les zones d'intervention.

5. Qui reçoit vos données

Au sein de la plateforme, vos données ne sont visibles que des personnes que le service désigne : les collaborateurs de votre structure, le cabinet gestionnaire de la copropriété concernée, les membres du conseil syndical pour ce qui relève de leur copropriété, et les entreprises invitées à une consultation, pour les seules informations et pièces nécessaires à leur participation. Le contenu des devis échappe à cette règle : aucun compte n'y donne accès avant la clôture, y compris les nôtres.

Une exception, et une seule : le nom, l'adresse, le téléphone et l'adresse e-mail d'un cabinet de syndic figurent dans notre annuaire public, dès lors qu'il suit au moins une copropriété abonnée. Ce sont les coordonnées professionnelles d'une structure, non celles d'une personne, et le cabinet s'en retire d'un réglage depuis son espace. Aucune donnée d'entreprise, de conseil syndical ou de copropriété n'est publiée.

En dehors de la plateforme, interviennent des prestataires techniques agissant pour notre compte :

• Notre hébergeur, identifié aux mentions légales, pour l'exécution du service et la base de données.
• Amazon Web Services, dans sa région de Paris, pour la conservation des documents déposés et l'acheminement de nos e-mails.
• Notre prestataire de paiement, pour l'abonnement, le mandat de prélèvement et les factures. C'est lui qui recueille et détient les coordonnées bancaires.

Les registres publics mentionnés à l'article 4 sont interrogés par nous : nous leur adressons un numéro d'identification ou une adresse, jamais vos données de compte.

Le contrôle du mot de passe contre les fuites connues n'envoie que les cinq premiers caractères d'une empreinte : ni le mot de passe, ni votre identité ne sortent de nos serveurs.

Le contrôle anti-robot des formulaires publics s'exécute sur nos serveurs : ils posent la question, ils jugent la réponse, et aucun service tiers n'observe votre navigation.

Vos données peuvent enfin être communiquées à une autorité judiciaire ou administrative lorsque la loi l'impose.

6. Où sont hébergées vos données

L'application et la base de données sont hébergées en France, chez l'hébergeur indiqué aux mentions légales. Les documents déposés — pièces d'une consultation et devis — sont conservés en France également, chez Amazon Web Services, dans sa région de Paris.

Les courriels que la plateforme vous adresse — invitations, notifications, avis et factures — sont acheminés depuis la France, par ce même prestataire et depuis cette même région.

Certains prestataires, notamment de paiement, peuvent traiter des données hors de l'Union européenne. Ces transferts sont encadrés par les garanties prévues par le règlement général sur la protection des données.

7. Combien de temps nous les conservons

Nous ne conservons pas les données indéfiniment, et la durée dépend de ce qu'elles servent à prouver :

• Compte : pendant toute la durée d'utilisation, puis trois ans après la dernière connexion. Le compte d'un cabinet de syndic reste ouvert tant qu'une copropriété qu'il gère est abonnée.
• Appels d'offres et devis : tant que la copropriété est abonnée, puis cinq ans après la fin de son dernier abonnement, durée pendant laquelle une décision de travaux peut encore être discutée. À ce terme, les documents déposés et les textes libres sont supprimés ; restent les dates, les corps de métier et les montants, qui ne désignent personne.
• Journal des actions sensibles : cinq ans. Les adresses IP qu'il contient sont effacées au bout d'un an.
• Factures et pièces comptables : dix ans, comme l'impose le code de commerce.
• Souscription et mandat de prélèvement : conservés comme preuve du contrat. Ils cessent de désigner le signataire lorsque son compte est rendu anonyme.
• Invitations non acceptées : trente jours après leur expiration.
• Messages reçus de notre prestataire de paiement et de notre service d'envoi de courriels : un an après leur traitement.
• Adresses e-mail qui ont rejeté nos envois ou nous ont signalés comme indésirables : tant qu'il le faut pour ne plus leur écrire.
• Messages envoyés par le formulaire de contact : le temps de traiter la demande et d'en assurer le suivi.
• Journaux techniques du serveur : quelques semaines.

À l'issue de ces durées, les données sont supprimées ou rendues anonymes.

8. Comment nous les protégeons

Les échanges avec la plateforme sont chiffrés. Les mots de passe sont conservés sous forme d'empreinte irréversible. Les montants et commentaires des devis sont chiffrés en base.

Les documents déposés sont conservés sur un espace privé, chiffré au repos, que n'atteint aucune adresse publique, et ne sont délivrés qu'après vérification des droits de celui qui les demande.

Ces protections valent contre un accès par la plateforme et contre la copie de la seule base de données. Elles ne rendent pas un devis illisible à qui détiendrait l'infrastructure elle-même, ce que seule une clé conservée ailleurs permettrait.

Les accès sont cloisonnés par rôle et vérifiés à chaque requête, du côté du serveur : une adresse devinée ne donne pas accès à ce qu'elle désigne.

Les actions sensibles sont consignées dans un journal chaîné par empreintes : aucune écriture ne peut y être modifiée ni effacée par la plateforme, et une altération opérée par un autre chemin se décèle au recalcul de la chaîne. Ce journal ne contient jamais de mot de passe, de secret, de coordonnées bancaires complètes, ni le contenu d'un devis.

L'accès d'un administrateur au contenu d'un devis révélé est enregistré comme tel.

9. Vos droits

Vous disposez d'un droit d'accès à vos données, de rectification, d'effacement, de limitation, d'opposition, et d'un droit à la portabilité.

L'accès et la portabilité s'exercent par une demande à laquelle nous répondons par un fichier reprenant vos données de compte, vos rattachements, vos invitations et votre activité enregistrée.

La rectification de vos nom, prénom et adresse e-mail s'effectue directement depuis vos paramètres.

L'effacement prend la forme d'une anonymisation : votre identité est effacée de votre compte, qui est désactivé, et vos clés d'accès sont supprimées. Les consultations et les devis auxquels vous avez participé ne sont pas effacés, car ils engagent d'autres personnes et servent de preuve à la copropriété. Les écritures du journal déjà enregistrées ne sont pas réécrites.

Nous répondons à toute demande dans un délai d'un mois. Adressez-la par le formulaire de contact ou à l'adresse figurant aux mentions légales.

Si notre réponse ne vous satisfait pas, vous pouvez saisir la Commission nationale de l'informatique et des libertés, 3 place de Fontenoy, 75334 Paris Cedex 07.

10. Cookies et traceurs

ClariCopro ne dépose aucun cookie publicitaire, aucun traceur d'audience, et n'intègre aucun bouton de réseau social. C'est pourquoi aucune bannière ne vous demande votre consentement : il n'y a rien à consentir.

Les seuls cookies déposés sont nécessaires au fonctionnement du service ou enregistrent vos préférences d'affichage :

• Un cookie de session, qui vous maintient connecté. Il expire après deux heures d'inactivité.
• Un cookie de protection contre la falsification de requêtes, qui garantit qu'un formulaire soumis vient bien de vous.
• Un cookie « se souvenir de moi », déposé seulement si vous le demandez à la connexion.
• Un cookie de thème clair ou sombre, conservé un an.
• Un cookie mémorisant si le menu latéral est ouvert ou replié, conservé une semaine.

11. Décisions automatisées

La vérification de l'habilitation d'un syndic professionnel et celle de l'existence d'une entreprise sont automatiques : elles confrontent un numéro SIREN à des registres publics.

Elles ne décident jamais seules d'un refus. Lorsque la vérification n'aboutit pas, la demande n'est pas rejetée : elle est examinée par une personne.

12. Modification de cette politique

Cette politique peut évoluer, notamment si un nouveau prestataire intervient ou si une finalité s'ajoute. La version en vigueur est celle publiée sur cette page, avec sa date.

Toute modification substantielle est portée à la connaissance des utilisateurs concernés.